Kontakt:
22 299 70 00
Pn-Pt:
8:00 - 16:30
Kontakt:
22 299 70 00
Pn-Pt:
8:00 - 16:30
Digitalizacja dokumentów to nie tylko krok w stronę nowoczesności – to realna poprawa organizacji pracy w firmie. Zamiast tracić czas na szukanie papierów w segregatorach, masz wszystko pod ręką – bezpiecznie, szybko i z każdego miejsca. Elektroniczne dokumenty nie zajmują fizycznej przestrzeni, są łatwe do odnalezienia, udostępniania i archiwizacji.
Przekształcenie dokumentów papierowych w wersje elektroniczne to pierwszy krok. Systemy takie jak DocuWare pozwalają tworzyć, przesyłać, zatwierdzać i archiwizować dokumenty całkowicie cyfrowo. Automatyzacja procesów i biuro bez papieru to nie przyszłość — to realna zmiana, którą możesz wdrożyć dziś.
Digitalizacja to pierwszy krok do nowoczesnego biura. Dzięki rozwiązaniom takim jak DocuWare możesz tworzyć, przekazywać, podpisywać i archiwizować dokumenty całkowicie elektronicznie. Wszystko jest zawsze pod ręką – z każdego miejsca i urządzenia.
System automatycznie przekazuje dokumenty do odpowiednich osób, przypomina o zaległościach, sprawdza kompletność i usprawnia całą drogę dokumentu w firmie. Ty zyskujesz czas, ograniczasz błędy i masz pełną kontrolę nad przebiegiem każdego procesu.
Bez względu na to, czy pracujesz w HR, finansach, administracji czy produkcji – digitalizacja przyspiesza obsługę dokumentów, poprawia przejrzystość działań i zapewnia zgodność z przepisami. Możesz zacząć od jednego procesu (np. faktur), a później rozszerzać system na kolejne obszary.
DocuWare to system klasy DMS, który chroni dokumenty przed niepowołanym dostępem. Gwarantuje zgodność z RODO, eIDAS i innymi przepisami, a każda czynność w systemie jest rejestrowana. Możesz spokojnie zarządzać dokumentacją, wiedząc, że wszystko działa zgodnie z wymogami prawa.
Nowoczesne systemy archiwizacji dokumentów papierowych w DocuWare to kompleksowe rozwiązanie, które przekształca tradycyjne archiwa pełne segregatorów w efektywne, cyfrowe repozytorium dostępne z każdego urządzenia. System umożliwia skanowanie i digitalizację istniejących dokumentów papierowych z automatycznym rozpoznawaniem tekstu OCR, co pozwala na pełnotekstowe wyszukiwanie treści nawet w zeskanowanych plikach. DocuWare automatycznie kategoryzuje dokumenty podczas procesu skanowania, przypisując odpowiednie metadane na podstawie rozpoznanej treści i wcześniej zdefiniowanych reguł.
Systemy archiwizacji eliminują fizyczne przechowywanie dokumentów, zwalniając przestrzeń biurową i redukując koszty związane z wynajmem dodatkowych pomieszczeń magazynowych. DocuWare zapewnia długoterminową archiwizację zgodną z wymaganiami prawnymi, oferując funkcje retencji dokumentów i automatycznego zarządzania cyklem życia plików zgodnie z obowiązującymi przepisami branżowymi. System oferuje zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, chroniące zdigitalizowane dokumenty przed utratą, uszkodzeniem czy nieautoryzowanym dostępem, co jest niemożliwe w przypadku tradycyjnych archiwów papierowych narażonych na pożar, zalanie czy kradzież.
Kompleksowa digitalizacja archiwum w DocuWare to strategiczny proces transformacji, który przekształca całe zbiory dokumentów papierowych w uporządkowane, elektroniczne repozytorium z zachowaniem pełnej struktury organizacyjnej i historii. Proces digitalizacji rozpoczyna się od inwentaryzacji istniejącego archiwum, kategoryzacji dokumentów według typu, ważności i wymagań prawnych dotyczących przechowywania. DocuWare oferuje elastyczne opcje digitalizacji, od skanowania pojedynczych dokumentów po masowe przetwarzanie całych archiwów z wykorzystaniem profesjonalnych skanerów produkcyjnych.
System automatycznie rozpoznaje różne formaty dokumentów, od standardowych formatów A4 po plany techniczne, dokumenty księgowe czy historyczne akta o nietypowych rozmiarach. Digitalizacja archiwum w DocuWare obejmuje również migrację metadanych, zachowując wszystkie istotne informacje o dokumentach, takie jak daty utworzenia, autorzy, kategorie tematyczne czy numery referencyjne. Po zakończeniu procesu digitalizacji DocuWare umożliwia wdrożenie zaawansowanych funkcji wyszukiwania, automatyzacji procesów i integracji z innymi systemami biznesowymi, maksymalizując wartość biznesową zdigitalizowanych informacji.
Specjalistyczna digitalizacja dokumentów kadrowych w DocuWare to rozwiązanie dostosowane do unikalnych wymagań działów HR, uwzględniające specyfikę dokumentacji pracowniczej i wysokie standardy bezpieczeństwa danych osobowych. System umożliwia utworzenie elektronicznych teczek personalnych dla każdego pracownika, zawierających wszystkie dokumenty od momentu rekrutacji po zakończenie współpracy. DocuWare automatycznie kategoryzuje dokumenty kadrowe według typu: umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, dokumenty szkoleniowe, oceny okresowe czy dokumenty urlopowe.
Digitalizacja dokumentów kadrowych zapewnia pełną zgodność z przepisami RODO, oferując funkcje kontroli dostępu na poziomie pojedynczego dokumentu, anonimizacji danych oraz automatycznego usuwania informacji po określonym czasie. System umożliwia szybkie generowanie raportów kadrowych, zestawień urlopowych czy dokumentów potrzebnych do kontroli zewnętrznych bez konieczności przeszukiwania fizycznych teczek. DocuWare oferuje zaawansowane funkcje workflow dla procesów kadrowych, automatyzując obiegi wniosków urlopowych, delegacji, szkoleń czy procedur disciplinarnych z pełną dokumentacją każdego etapu procesu.
