Jak DocuWare sprawdzi się jako ECM w Twojej firmie?

Firmy średniej wielkości rosną szybciej niż ich procesy. Umowy, faktury, dokumenty kadrowe i korespondencja z klientami rozpływają się po dyskach, mailach i segregatorach. W pewnym momencie samo zarządzanie dokumentami zaczyna zabierać więcej czasu niż praca merytoryczna. Podejście ECM, czyli Enterprise Content Management, porządkuje ten chaos i łączy wszystkie informacje biznesowe w jednym środowisku. DocuWare to platforma, która realizuje ten model w praktyce od archiwum, przez workflow, po bezpieczny dostęp mobilny. W tym wpisie pokazuję, czym ECM różni się od zwykłego archiwum i co zyskuje firma, która wybiera system ECM.

Czym jest technologia ECM i dlaczego jest niezbędna w firmie?

ECM to sposób zarządzania całą dokumentacją i informacją biznesową w organizacji. Nie chodzi o pojedyncze narzędzie do skanowania ani o zwykły folder sieciowy. Chodzi o spójne środowisko, w którym dokumenty są przechwytywane, przechowywane, udostępniane i archiwizowane według tych samych reguł niezależnie od tego, czy powstały w dziale księgowości, kadr czy handlowym.

W typowej firmie średniej wielkości wygląda to inaczej. Umowy leżą w szafie u prawnika, faktury krążą mailem między działami, dokumenty pracownicze są w kilku miejscach naraz, a korespondencja z klientem rozpływa się po skrzynkach handlowców. Efekt jest zawsze ten sam: ktoś czegoś nie znajduje, termin umyka, błąd wychodzi dopiero przy audycie.

Model ECM rozwiązuje to przez trzy proste zasady:

• każdy dokument ma jedno miejsce w systemie i jeden zestaw reguł dostępu,
• procesy biznesowe działają według powtarzalnego workflow, a nie według pamięci pracowników,
• historia każdego dokumentu jest zapisana od momentu wpływu do archiwizacji.

Dla firmy oznacza to realne korzyści operacyjne. Pracownicy spędzają mniej czasu na szukaniu informacji, ryzyko błędów spada, a przygotowanie do kontroli albo audytu przestaje być kilkudniowym projektem. ECM staje się niezbędny w momencie, gdy efektywne śledzenie poszczególnych dokumentów przestaje być możliwe. U większości firm średniej wielkości ten moment nastąpił już dawno tylko procesy za tym nie nadążyły.

DocuWare jako platforma ECM

DocuWare to oprogramowanie do zarządzania dokumentami i automatyzacji przepływu pracy, wdrażane przez Libris Systems jako fundament podejścia ECM w polskich firmach. Platforma obejmuje wszystkie etapy obsługi dokumentu: od przechwycenia, przez obieg i akceptację, po bezpieczną archiwizację.

W praktyce DocuWare łączy w jednym środowisku kilka funkcji, które w innych firmach są obsługiwane przez osobne narzędzia:

• elektroniczne archiwum dokumentów z inteligentnym wyszukiwaniem i OCR,
• automatyczny obieg faktur z odczytem i zatwierdzaniem,
• system zarządzania umowami z kontrolą terminów i wersji,
• obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• e-teczkę kadrową pracownika i e-teczkę klienta,
• rozliczanie delegacji w jednym przejrzystym procesie,
• zintegrowany podpis elektroniczny.

Każdy z tych obszarów działa według tych samych zasad: dokument trafia do systemu, jest automatycznie indeksowany, krąży po zdefiniowanej ścieżce i trafia do archiwum z pełną historią zmian. Użytkownik pracuje w jednym interfejsie, nie przełącza się między aplikacjami i nie powiela danych.

DocuWare współpracuje z narzędziami, które Twoja firma na pewno już zna, Microsoft Outlook, systemy ERP, CRM, rozwiązania księgowe. E-maile i załączniki można archiwizować bezpośrednio ze skrzynki, a dane płyną między platformami automatycznie. Dla menedżera oznacza to, że wdrożenie ECM nie wymaga wyrzucania istniejącej infrastruktury. DocuWare wchodzi obok i porządkuje to, co do tej pory działało w kilku niezależnych systemach.

Centralne archiwum i koniec z szukaniem dokumentów

Sercem każdej platformy ECM jest centralne archiwum. W DocuWare wszystkie dokumenty firmowe trafiają do jednego, uporządkowanego miejsca od umów i faktur, przez dokumenty kadrowe, po e-maile i pliki z systemu ERP. Każdy plik jest automatycznie indeksowany według reguł, które ustala się raz na etapie wdrożenia.

Wyszukiwanie działa na dwóch poziomach. Pierwszy to inteligentne indeksy, które pozwalają znaleźć dokument po kontrahencie, dacie, numerze albo typie. Drugi to pełnotekstowa analiza treści oparta na OCR nawet zeskanowany dokument sprzed lat można odnaleźć po dowolnym słowie z jego wnętrza. W praktyce oznacza to, że pracownik znajduje potrzebny plik w kilka sekund, a nie w kilka godzin.

Archiwum DocuWare jest zgodne z RODO i gotowe do audytu. System zapisuje pełną historię zmian, więc w każdej chwili można sprawdzić, kto otworzył dokument, kto go edytował i kto zatwierdził. Kontrolowany dostęp działa na poziomie pojedynczej teczki albo dokumentu,wrażliwe umowy są widoczne tylko dla uprawnionych osób, reszta pozostaje ukryta.

Dla firmy średniej wielkości to przejście od chaosu do przewidywalności. Zamiast kilkunastu folderów na dyskach, skrzynek mailowych i segregatorów, jest jedno źródło prawdy. Ciągłość działania jest chroniona nawet w razie awarii sprzętu dane są szyfrowane i zabezpieczone kopiami. W razie kontroli albo sporu sądowego firma ma komplet dokumentów w gotowości, a nie rozproszone fragmenty.

Automatyczny obieg dokumentów i workflow dopasowany do procesów

Samo archiwum to za mało. ECM odróżnia się od zwykłego repozytorium tym, że dokumenty w nim nie leżą, one krążą. DocuWare pozwala zaprojektować workflow dla każdego typu dokumentu i każdego procesu biznesowego w firmie. Ścieżka akceptacji jest definiowana raz i potem działa automatycznie.

W praktyce wygląda to tak: faktura wpływa do systemu mailem albo ze skanera, DocuWare odczytuje jej treść i automatycznie kieruje do właściwego kierownika działu. Po zatwierdzeniu trafia do księgowości, która księguje ją w ERP. Umowa idzie podobną ścieżką, najpierw do działu prawnego, potem do kierownika merytorycznego, na końcu do zarządu i do podpisu elektronicznego. Każdy uczestnik dostaje powiadomienie o zadaniu, a system pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument.

Workflow eliminuje dwa największe problemy papierowego obiegu. Pierwszy to gubienie dokumentów – w systemie nic nie ginie, bo każdy krok jest rejestrowany. Drugi to opóźnienia. Jeżeli osoba odpowiedzialna nie zareaguje w wyznaczonym czasie, system eskaluje zadanie do zastępcy albo przełożonego. Menedżer widzi na dashboardzie, które procesy idą zgodnie z planem, a gdzie pojawiają się opóźnienia.

Libris Systems projektuje workflow razem z klientem na etapie wdrożenia. Zespół analizuje, jak faktycznie działają procesy w firmie, i przekłada je na automatyczne ścieżki. Dzięki temu system wspiera istniejącą organizację pracy, a nie zmusza zespół do zmiany nawyków. Procesy mogą być proste albo złożone, z rozgałęzieniami i warunkami, DocuWare obsługuje oba scenariusze.

Bezpieczeństwo, zgodność z RODO i ślad audytowy

Im więcej dokumentów firma przenosi do środowiska cyfrowego, tym ważniejsza staje się kontrola nad nimi. DocuWare zapewnia bezpieczeństwo na kilku poziomach jednocześnie, i robi to w sposób zgodny z wymogami RODO oraz polskich przepisów.

Pierwszy poziom to szyfrowanie danych, zarówno w spoczynku, jak i w transmisji. Drugi to szczegółowa kontrola uprawnień, która pozwala zdefiniować dostęp na poziomie pojedynczego dokumentu. Pracownik działu handlowego widzi swoich klientów, prawnik widzi umowy, księgowa widzi faktury, nikt nie ma dostępu do danych, których nie potrzebuje do pracy.

Trzeci poziom to rejestr audytowy. Każda operacja na dokumencie – otwarcie, edycja, zatwierdzenie, pobranie kopii, zostaje zapisana z informacją o użytkowniku i czasie. Firma ma pełną transparentność i zawsze wie, kto wykonywał operacje na dokumentach. Ten ślad ma znaczenie przy kontroli RODO, przy sporze sądowym, przy audycie wewnętrznym i przy weryfikacji zgodności z politykami firmy.

Dla średnich firm to realna zmiana w podejściu do ryzyka. Zamiast reagować po fakcie, można zapobiegać problemom. System sam pilnuje, żeby wrażliwe dane nie wyciekły, żeby terminy nie umykały i żeby każda decyzja była udokumentowana. Automatyczne kopie zapasowe chronią przed utratą informacji nawet w razie awarii sprzętu. Ciągłość działania firmy jest zabezpieczona niezależnie od tego, co dzieje się w infrastrukturze IT.

Dostęp z każdego urządzenia i praca zdalna

Współczesna firma nie pracuje tylko przy biurkach. Handlowcy spotykają się z klientami w terenie, kierownicy jeżdżą między oddziałami, a część zespołu pracuje z domu. DocuWare jest zaprojektowany tak, żeby obsłużyć wszystkie te scenariusze bez kompromisów.

Platforma działa na komputerach stacjonarnych, laptopach, tabletach i smartfonach. System działa tak samo na Windowsie, Macu, Androidzie i iOS, wystarczy dostęp do internetu i przeglądarka. Aplikacje mobilne dają pełną funkcjonalność, więc pracownik w delegacji może zatwierdzić fakturę, podpisać umowę albo znaleźć dokument klienta w kilka sekund.

Praca zdalna przestaje być wyzwaniem organizacyjnym. Dokumenty są zawsze dostępne dla uprawnionych osób, niezależnie od lokalizacji. Workflow działa tak samo, jakby wszyscy byli w biurze. Podpis elektroniczny pozwala finalizować umowy bez drukarki i skanera. Integracja z Microsoft Outlook oznacza, że handlowiec archiwizuje e-maile od klienta bezpośrednio z poziomu skrzynki, a system sam przypisuje je do odpowiedniej teczki.

Dla właściciela firmy średniej wielkości to oznacza elastyczność, której nie daje żadne lokalne rozwiązanie. Zespół pracuje efektywnie niezależnie od tego, gdzie się znajduje, a menedżer ma pewność, że dokumenty są bezpieczne i pod kontrolą. System rośnie razem z firmą, dzięki czemu dołożenie nowych użytkowników albo nowych procesów nie wymaga migracji ani zmiany platformy.

Zakończenie

ECM nie jest modą technologiczną, tylko naturalnym etapem rozwoju firmy. W pewnym momencie ilość dokumentów i procesów przekracza możliwości ręcznej obsługi, i wtedy trzeba zdecydować: albo zatrudniać kolejnych ludzi do pracy administracyjnej, albo wdrożyć platformę, która zautomatyzuje obieg informacji. DocuWare jest odpowiedzią na ten drugi scenariusz – jednym, spójnym środowiskiem, w którym dokumenty są uporządkowane, procesy przewidywalne, a dostęp kontrolowany.

W Libris Systems od lat wdrażamy DocuWare w polskich firmach. Zespół prowadzi klienta przez całą drogę od analizy potrzeb, przez digitalizację i skanowanie dokumentów, po konfigurację systemu i opiekę powdrożeniową. Jeżeli Twoja firma jest na etapie, w którym papierowy chaos zaczyna ograniczać rozwój, polecam skorzystać z bezpłatnej prezentacji DocuWare oferowanej przez Libris Systems. To najprostszy sposób, żeby zobaczyć, jak podejście ECM wygląda w praktyce i co zmieniłoby w Twojej organizacji.