Jak sprawdzi się system elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare w biurze rachunkowym?

Biuro rachunkowe to miejsce, w którym papier mnoży się szybciej niż gdziekolwiek indziej. Faktury od klientów, deklaracje, umowy, e-teczki pracowników, korespondencja z urzędami. Wszystko spływa różnymi kanałami i wszystko musi być pod ręką dokładnie wtedy, gdy księgowa go potrzebuje. Im więcej klientów obsługuje biuro, tym wyraźniej widać, że tradycyjne segregatory i foldery na dysku przestają wystarczać. System DocuWare, wdrażany przez Libris Systems, został zaprojektowany tak, żeby ten chaos uporządkować. Cyfrowo, bezpiecznie i bez wywracania pracy zespołu do góry nogami. W kolejnych sekcjach pokazujemy, jak DocuWare działa w codziennej pracy biura rachunkowego, jakie procesy automatyzuje i co realnie zmienia w obsłudze klientów.

Od czego zaczyna się elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym?

Każde biuro rachunkowe ma własny rytm pracy. Jedne obsługują mikrofirmy z kilkoma fakturami miesięcznie, inne prowadzą pełną księgowość spółek z setkami dokumentów dziennie. Wspólne jest jedno: powtarzalność. Faktury wpływają mailem, w formie papierowej, w formacie XML, czasem przez portale klientów. Każdy z tych dokumentów trzeba przyjąć, zaewidencjonować, zweryfikować i przekazać do księgowania.

DocuWare zaczyna pracę dokładnie w tym punkcie. Wszystkie faktury, niezależnie od formatu, trafiają do jednego centralnego repozytorium. System automatycznie odczytuje dane z dokumentu: dane wystawcy, kwoty, pozycje, terminy. Księgowa nie musi już ręcznie przepisywać numerów NIP ani sprawdzać, czy faktura nie została zarejestrowana po raz drugi. Walidacja wyłapuje duplikaty, błędne kwoty i nieznanych kontrahentów, zanim trafią do księgi.

Integracja z Microsoft Outlook sprawia, że dokumenty przesłane mailem od klienta można zapisać w systemie jednym kliknięciem, bez wychodzenia ze skrzynki. Dla biura rachunkowego to ogromna różnica. Mailowy chaos w skrzynce zamienia się w uporządkowany przepływ dokumentów przypisanych do konkretnego klienta.

Obieg faktur w biurze rachunkowym bez ręcznego przepisywania

Faktury kosztowe to chleb powszedni każdego biura rachunkowego. Klient przysyła skan, zdjęcie z telefonu, plik PDF z systemu sprzedażowego albo papier dostarczony osobiście. W tradycyjnym modelu księgowa otwiera każdy dokument, sprawdza, opisuje, wprowadza dane do programu księgowego, archiwizuje. Przy obsłudze kilkudziesięciu klientów ten proces zajmuje kilkanaście godzin tygodniowo na samym wprowadzaniu danych.

DocuWare zmienia ten model w trzech krokach:

• Przechwytywanie i odczyt danych. System pobiera istotne pola z faktury (numer, datę, kwoty, dane wystawcy, pozycje) bez ręcznego wpisywania.
• Walidacja i dopasowanie. Dokument jest sprawdzany pod kątem duplikatów, poprawności obliczeń i zgodności z wcześniejszymi dokumentami danego kontrahenta.
• Eksport do programu księgowego lub ERP. Po zatwierdzeniu dane trafiają bezpośrednio do systemu księgowego klienta, bez konieczności przepisywania.

Co istotne dla biur obsługujących klientów na pełnej księgowości, DocuWare obsługuje dynamiczne ścieżki akceptacji. Faktura, która wymaga zatwierdzenia przez właściciela firmy klienta, może zostać wysłana do niego automatycznie wraz z przypomnieniem. Klient akceptuje dokument z telefonu, a księgowa od razu widzi zielone światło do zaksięgowania. Koniec z dzwonieniem, dopytywaniem i czekaniem na podpis.

Każda faktura ma swoją historię. Widać, kto i kiedy ją dotknął, jaką decyzję podjął, na jakim etapie się znajduje. Ma to bezcenną wartość przy zamknięciach miesiąca i przy audytach.

E-teczki kadrowe i obsługa kadr klientów

Biura rachunkowe coraz częściej prowadzą pełną obsługę kadrowo-płacową klientów. Oznacza to dziesiątki teczek pracowniczych, umów, świadectw pracy, wniosków urlopowych, zaświadczeń lekarskich i deklaracji ZUS. Tradycyjnie wszystko to ląduje w segregatorach, które trzeba przechowywać przez lata zgodnie z przepisami.

DocuWare od Libris Systems oferuje e-teczkę pracowniczą zgodną z polskim prawem. Dokumenty są automatycznie przypisywane do właściwego pracownika konkretnego klienta. Skan umowy o pracę trafia do teczki bez ręcznego porządkowania. System rozpoznaje, do kogo należy dokument, i umieszcza go w odpowiednim miejscu.

Kontrola uprawnień działa na poziomie pojedynczego dokumentu. Pracownik biura rachunkowego obsługujący jednego klienta nie widzi dokumentów innych firm. Dane są chronione zgodnie z RODO, a każde otwarcie czy modyfikacja dokumentu jest rejestrowana. Przy kontroli z PIP albo audycie ZUS biuro w kilka sekund pokazuje komplet dokumentacji pracowniczej, bez biegania po archiwum.

Korespondencja, umowy i archiwum klientów w jednym miejscu

Biuro rachunkowe to nie tylko faktury i kadry. To również umowy o świadczenie usług księgowych, pełnomocnictwa, korespondencja z urzędem skarbowym, ZUS-em, klientami. DocuWare porządkuje również ten obszar.

System obiegu umów pozwala śledzić cykl życia każdego dokumentu, od projektu, przez akceptacje, po archiwizację. Przypomnienia o kończących się umowach z klientami eliminują sytuacje, w których biuro budzi się dwa tygodnie po wygaśnięciu kontraktu. Korespondencja przychodząca i wychodząca jest rejestrowana w jednym miejscu, z pełną historią i statusem każdego pisma.

E-teczka klienta zbiera wszystko, co dotyczy danej firmy w jednym widoku: umowy, faktury wystawione przez biuro, korespondencję, notatki, dokumenty rejestrowe. Nowy pracownik wchodzący w obsługę klienta nie musi tygodniami zbierać informacji. Ma wszystko w jednym miejscu, posortowane chronologicznie, z możliwością wyszukania pełnotekstowego.

Bezpieczeństwo, RODO i zgodność z przepisami

Biura rachunkowe przetwarzają jedne z najbardziej wrażliwych danych w gospodarce. Finanse i kadry kilkudziesięciu albo kilkuset firm. Każdy wyciek to katastrofa wizerunkowa i prawna. DocuWare odpowiada na to konkretnymi rozwiązaniami:

• Szyfrowanie danych na poziomie repozytorium i transmisji.
• Kontrola dostępu do pojedynczego dokumentu, nie tylko folderu.
• Pełen audyt operacji. Wiadomo, kto, kiedy i co zrobił z dokumentem.
• Automatyczne kopie zapasowe chroniące przed utratą danych.
• Zgodność z RODO i polskimi przepisami o przechowywaniu dokumentacji księgowej oraz kadrowej.

Dla biura rachunkowego oznacza to gotowość do audytu o każdej porze i spokojny sen właściciela, który nie musi pilnować, czy ktoś nie wyniósł z biura segregatora z dokumentami klienta.

Mobilny dostęp do dokumentów i praca poza biurem

Pandemia pokazała, że biura rachunkowe muszą umieć pracować zdalnie. DocuWare działa na komputerze, laptopie, tablecie i smartfonie, na Windowsie, macOS, Androidzie i iOS. Wystarczy przeglądarka i połączenie z internetem, żeby księgowa mająca w domu chore dziecko miała dostęp do tych samych dokumentów, co w biurze.

Klient biura też zyskuje. Może wysłać fakturę zdjęciem z telefonu, a ta natychmiast trafia do systemu, jest odczytywana i przygotowana do księgowania. Akceptacja faktur kosztowych z poziomu smartfona oznacza, że właściciel obsługiwanej firmy nie blokuje obiegu, gdy jest na wyjeździe.

Wdrożenie DocuWare w praktyce z Libris Systems

Libris Systems od ponad dwudziestu lat wdraża rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami. W przypadku biur rachunkowych proces przebiega według sprawdzonego schematu:

1. Analiza procesów. konsultanci Libris poznają specyfikę biura, jego klientów i obecne sposoby pracy.
2. Projekt obiegu dokumentów. Powstaje plan ścieżek akceptacji, struktury archiwum i integracji z używanym programem księgowym.
3. Digitalizacja dokumentów archiwalnych. oferujemy skanowanie i indeksowanie istniejących papierowych zasobów.
4. Konfiguracja i wdrożenie DocuWare. Zwykle od dwóch do sześciu tygodni od podpisania umowy do uruchomienia.
5. Szkolenia zespołu. Krótkie, praktyczne, dopasowane do ról w biurze.
6. Wsparcie powdrożeniowe. Stała opieka po uruchomieniu, rozwój systemu wraz z rozwojem biura.

Modułowa budowa DocuWare pozwala zacząć od jednego obszaru, na przykład obiegu faktur, i stopniowo dokładać kolejne: kadry, umowy, archiwum. Biuro nie musi od razu zmieniać wszystkiego, co znacząco obniża ryzyko wdrożenia.

Co realnie zmienia DocuWare w biurze rachunkowym?

Po wdrożeniu zespół biura rachunkowego pracuje inaczej. Czas spędzany na ręcznym wprowadzaniu danych spada, bo system robi to za człowieka. Wyszukiwanie dokumentu zajmuje sekundy zamiast minut. Klient nie dzwoni z pytaniem o to, czy biuro dostało jego fakturę, bo widzi jej status w portalu. Zamknięcie miesiąca przestaje być sprintem, bo wszystkie dokumenty są na bieżąco w systemie, a nie na biurkach w stosach.

Dla właściciela biura oznacza to konkretne rzeczy: większą liczbę klientów obsłużonych tym samym zespołem, niższe ryzyko błędu, gotowość do audytu o każdej porze, możliwość pracy zdalnej bez utraty kontroli nad procesami.

Rozwój biura rachunkowego bez stresu

Biuro rachunkowe, które chce rosnąć bez ciągłego dokładania etatów, prędzej czy później musi sięgnąć po elektroniczny obieg dokumentów. DocuWare wdrażany przez Libris Systems daje narzędzia dopasowane do realiów polskiej księgowości. Integracje z programami księgowymi, zgodność z RODO i polskimi przepisami, polski interfejs, lokalne wsparcie i sprawdzoną metodykę wdrożenia.

Najważniejsze jest jednak to, że zmiana nie wymaga rewolucji. Można zacząć od jednego procesu, zobaczyć efekt na konkretnych liczbach. Godziny zaoszczędzone przy fakturach, krótszy czas zamknięcia miesiąca, mniejsza liczba reklamacji od klientów. Następnie rozbudowywać system w tempie, które pasuje do biura.

Jeśli zastanawiasz się, jak DocuWare sprawdzi się w Twoim biurze rachunkowym, umów się na bezpłatną prezentację z zespołem Libris Systems. Konsultanci pokażą, jak wyglądałby obieg dokumentów dopasowany do specyfiki Twojej działalności i jakich efektów można się realnie spodziewać po wdrożeniu.