Kontakt:
22 299 70 00
Pn-Pt:
8:00 - 16:30
Kontakt:
22 299 70 00
Pn-Pt:
8:00 - 16:30
Masz dość zagubionych dokumentów i przegapionych terminów? Dzięki DocuWare wprowadzasz porządek i strukturę do zarządzania umowami w całej organizacji. Centralne repozytorium, zautomatyzowane procesy i bezpieczne przechowywanie sprawiają, że każda umowa jest zawsze pod kontrolą.
Sprawdź kluczowe korzyści:
Pełne bezpieczeństwo i zgodność – kontrolowany dostęp i ochrona danych
Wyszukaj dowolny kontrakt, klauzulę lub szczegóły oferty w kilka sekund. Dzięki inteligentnemu indeksowaniu i historii wersji masz pewność, że każda informacja jest dostępna dokładnie wtedy, gdy jej potrzebujesz – bądź zawsze w gotowości, by odpowiedzieć na pytania klientów czy partnerów.
Widoczność umowy i transparentność procesów akceptacji mają znaczenie dla sprawnego domykania umów. Zautomatyzowane ścieżki zatwierdzania umożliwiają płynną współpracę interesariuszy, zapewniając pełną kontrolę od pierwszego projektu umowy aż po ostatni podpis elektroniczny.
Dzięki automatycznym przypomnieniom o zbliżających się terminach czy końcach umów, łatwo zaplanujesz ich przedłużenie, renegocjację lub rozwiązanie. Śledź status umów klientów i partnerów, by reagować na czas i unikać niepożądanych przerw we współpracy.
Sprawdzaj, przedłużaj, podpisuj, rozwiązuj oraz bezpiecznie archiwizuj umowy i powiązane dokumenty. Od utworzenia po archiwizację – DocuWare zapewnia pełne wsparcie dla każdego etapu cyklu życia umowy. Zyskaj 100% przejrzystości, bezpieczeństwa i zgodności w jednym, intuicyjnym systemie.
Specjalizujemy się w rozwiązaniach, które pozwalają firmom i instytucjom odzyskać pełną kontrolę nad dokumentacją prawną. Naszym kluczowym produktem jest system do zarządzania umowami, który automatyzuje cały proces – od stworzenia dokumentu, poprzez zatwierdzanie i podpisywanie, aż po bezpieczne przechowywanie i monitorowanie terminów. Dzięki temu nasi klienci zyskują przejrzystość, oszczędność czasu i pewność, że żadna umowa nie zostanie pominięta czy zapomniana.
Widzimy, że w wielu organizacjach problemem jest ręczne śledzenie umów, nieczytelne procedury akceptacji czy brak kontroli nad terminami wygasania. Odpowiadamy na te wyzwania, oferując intuicyjny i skuteczny program do zarządzania umowami, który porządkuje wszystkie procesy i eliminuje ryzyko związane z tradycyjnym podejściem.
Współczesny biznes potrzebuje narzędzi, które nie tylko przechowują dokumenty, ale pozwalają nimi aktywnie zarządzać. Nasze rozwiązanie to nie tylko system obiegu umów prawnych, ale również kompletne oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów.
Dzięki niemu każdy dokument przechodzi przez jasno określone etapy:
rejestracja i tworzenie z gotowych szablonów,
akceptacja i obieg pomiędzy działami,
podpis elektroniczny,
monitorowanie terminów i alerty przypominające,
bezpieczna archiwizacja i pełna historia operacji.
Tak zaplanowane zarządzanie cyklem życia umowy sprawia, że każda umowa – od pierwszej wersji roboczej po jej zakończenie – pozostaje pod pełną kontrolą. Firmy zyskują narzędzie, które nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale także zwiększa bezpieczeństwo prawne i ogranicza ryzyko strat finansowych.
Nasze rozwiązania upraszczają złożone procedury, zmieniając je w przejrzyste, dynamiczne procesy. Zarządzanie cyklem życia umów dzięki zastosowaniu workflow oznacza, że dokumenty automatycznie trafiają do właściwych osób, a system przypomina o kolejnych krokach. Dzięki temu nie ma ryzyka, że dokument „utknie” w biurze lub skrzynce mailowej.
Pełna digitalizacja oznacza również szybki dostęp do informacji. Wyszukiwanie klauzul, zapisów czy całych dokumentów zajmuje sekundy – wystarczy skorzystać z funkcji OCR i indeksowania. To realna przewaga nad tradycyjnym przechowywaniem w segregatorach, które utrudniało pracę i zajmowało cenną przestrzeń biurową.
Wdrożenie naszego rozwiązania to nie tylko technologia, ale także wymierne korzyści dla całej organizacji. System do obiegu umów usprawnia współpracę między działami, skraca czas akceptacji i pozwala monitorować kluczowe terminy w kalendarzu. Działy prawne zyskują pełny wgląd w status dokumentów, a zarząd ma gwarancję, że firma działa zgodnie z regulacjami i obowiązującymi przepisami.
Dzięki elektronicznym powiadomieniom i integracji z podpisem elektronicznym umowy mogą być zawierane i zatwierdzane z dowolnego miejsca – również w pracy zdalnej czy w delegacji. To ogromna oszczędność czasu i gwarancja, że firma nie traci kontroli nawet w dynamicznych warunkach rynkowych.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów jest fundamentem naszego rozwiązania. System obiegu umów chroni dane poprzez szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz pełną rejestrację działań użytkowników. Każda operacja – od edycji po zatwierdzenie – zostaje zapisana, co zapewnia pełną transparentność i ułatwia przygotowania do audytów.
Zgodność z regulacjami prawnymi, w tym z RODO, daje pewność, że wszystkie dane są chronione i przechowywane w odpowiedni sposób. To kluczowe zarówno dla dużych korporacji, jak i mniejszych przedsiębiorstw, które chcą działać profesjonalnie i odpowiedzialnie.
Jesteśmy zespołem specjalistów, którzy od lat wspierają firmy w cyfryzacji i automatyzacji procesów związanych z dokumentami. Tworzymy rozwiązania, które realnie ułatwiają codzienną pracę i pozwalają naszym klientom skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju biznesu.
Dzięki wdrażanym przez nas technologiom, system do zarządzania umowami czy system obiegu umów prawnych stają się nie tylko narzędziami, ale fundamentem sprawnie działającej organizacji. Naszym celem jest, by każda firma mogła korzystać z przejrzystych, nowoczesnych procesów, które zwiększają efektywność, bezpieczeństwo i konkurencyjność.
Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów oparte na platformie DocuWare to rozwiązanie, które transformuje sposób, w jaki Twoja firma obsługuje dokumenty umowne na każdym etapie ich istnienia. System obejmuje pełny cykl od momentu utworzenia pierwszego projektu umowy, przez kolejne fazy negocjacji i akceptacji, aż po podpisanie, realizację i ostateczną archiwizację dokumentu.
DocuWare automatyzuje wszystkie kluczowe procesy związane z umowami, eliminując ryzyko błędów ludzkich i zapewniając pełną kontrolę nad przepływem dokumentów. Oprogramowanie umożliwia centralne zarządzanie wszystkimi typami umów w organizacji – od prostych umów kupna-sprzedaży, przez złożone kontrakty wieloletnie, po umowy partnerskie i licencyjne. System automatycznie kategoryzuje dokumenty według typu, wartości, daty podpisania i innych kryteriów biznesowych. Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania pozwalają odnaleźć konkretną umowę lub klauzulę w kilka sekund, niezależnie od wielkości archiwum. DocuWare integruje się z systemami podpisu elektronicznego, umożliwiając finalizację umów bez drukowania dokumentów czy organizowania fizycznych spotkań. Automatyczne powiadomienia informują o zbliżających się terminach ważności, co pozwala na wcześniejsze planowanie renegocjacji lub przedłużenia współpracy.
System CLM Contract Lifecycle Management w DocuWare to zaawansowane narzędzie zaprojektowane specjalnie dla firm, które chcą uzyskać pełną kontrolę nad procesami umownymi i wyeliminować ryzyko związane z przegapionymi terminami czy zgubieniem kluczowych dokumentów. CLM system oferuje kompletną widoczność każdej umowy od momentu jej powstania do zakończenia obowiązywania. Centralne repozytorium umów zapewnia, że wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym, bezpiecznym miejscu z pełną historią zmian i wersji.
System automatycznie śledzi statusy umów, przypomina o kluczowych datach i generuje raporty umożliwiające strategiczne zarządzanie portfolio kontraktów. DocuWare jako podstawa systemu CLM gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa z szyfrowaniem danych i szczegółową kontrolą dostępu. System umożliwia definiowanie różnych poziomów uprawnień dla poszczególnych użytkowników, zapewniając, że wrażliwe informacje są dostępne tylko dla uprawnionych osób. Zaawansowane funkcje audytu pozwalają śledzić wszystkie operacje wykonywane na dokumentach, co jest kluczowe z perspektywy compliance i zarządzania ryzykiem. System CLM oferuje również możliwość integracji z zewnętrznymi systemami ERP i CRM, zapewniając spójność danych w całej organizacji i eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.
Skuteczne zarządzanie cyklem życiowym umów wymaga systematycznego podejścia do każdego etapu procesu umownego, od identyfikacji potrzeby biznesowej po ostateczne rozliczenie i archiwizację dokumentów. DocuWare wspiera organizacje w tym złożonym procesie, oferując narzędzia do automatyzacji i optymalizacji każdej fazy. Pierwszy etap to tworzenie i negocjowanie umów, gdzie system umożliwia współpracę wielu osób nad jednym dokumentem z pełną kontrolą wersji i historią zmian.
DocuWare automatycznie kieruje projekty umów do odpowiednich osób zgodnie z konfigurowalnymi workflow, zapewniając, że każdy dokument przechodzi przez właściwe ścieżki zatwierdzania. Drugi etap to podpisywanie i aktywacja umów, gdzie integracja z platformami podpisu elektronicznego przyspiesza finalizację bez konieczności fizycznych spotkań. System automatycznie aktywuje umowy po otrzymaniu wszystkich wymaganych podpisów i powiadamia odpowiednie osoby o rozpoczęciu realizacji. Trzeci etap to monitoring wykonania umowy, gdzie DocuWare śledzi kluczowe kamienie milowe, terminy płatności i inne zobowiązania wynikające z kontraktu. Automatyczne przypomnienia zapewniają, że żadne ważne terminy nie zostaną przegapione. Ostatni etap to przedłużenie, renegocjacja lub zakończenie umowy, gdzie system z wyprzedzeniem informuje o zbliżających się terminach i umożliwia zaplanowanie odpowiednich działań.
Zaawansowane rozwiązania CLM oparte na DocuWare oferują firmom możliwość pełnej digitalizacji procesów umownych z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Rozwiązania te są szczególnie wartościowe dla organizacji zarządzających dużą liczbą umów o różnym charakterze i wartości. DocuWare pozwala na konfigurację różnych workflow dla różnych typów umów, uwzględniając specyficzne wymagania prawne, finansowe i operacyjne każdej kategorii dokumentów. System automatycznie przypisuje umowy do odpowiednich ścieżek procesowych na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów, takich jak wartość kontraktu, typ partnera biznesowego czy rodzaj usług.
Rozwiązania CLM obejmują również zaawansowane funkcje raportowania i analityki, które umożliwiają menedżerom zyskanie wglądu w wydajność procesów umownych, identyfikację wąskich gardeł i optymalizację czasów realizacji. DocuWare generuje szczegółowe raporty o statusie umów, terminach realizacji, wartościach kontraktów i innych kluczowych wskaźnikach biznesowych. System oferuje również możliwość tworzenia personalnych dashboardów dla różnych ról w organizacji, zapewniając każdemu użytkownikowi dostęp do najważniejszych dla niego informacji. Integracja z zewnętrznymi systemami finansowymi umożliwia automatyczne generowanie faktur i dokumentów rozliczeniowych na podstawie warunków określonych w umowach, redukując ryzyko błędów i przyspieszając procesy finansowe.