Jak skutecznie zarządzać umowami w firmie?

Lead:
Umowy to fundament współpracy z klientami, dostawcami i pracownikami. Każde niedopatrzenie – brak podpisu, pomyłka w wersji, przeoczony termin wypowiedzenia – może mieć realne konsekwencje finansowe lub prawne. Mimo to w wielu firmach proces zarządzania umowami jest oparty na e-mailach, plikach w Excelu i ręcznym śledzeniu terminów. Skuteczne zarządzanie umowami wymaga czegoś więcej: jasno zdefiniowanych etapów, odpowiedzialności i narzędzi, które wspierają codzienną pracę.

Na czym polega dobre zarządzanie umowami?

Zarządzanie umowami to nie tylko przechowywanie plików. To cały proces, który zaczyna się już na etapie tworzenia dokumentu, a kończy się jego archiwizacją i ewentualnym usunięciem. Skuteczny model zarządzania powinien obejmować:

• Tworzenie i wersjonowanie – z użyciem szablonów i kontroli zmian,
• Weryfikację i akceptację – według ustalonych ról i ścieżek,
• Podpisywanie – zintegrowane z podpisem elektronicznym,
• Dostęp i obieg – kontrolowany i zgodny z uprawnieniami,
• Monitorowanie terminów – alerty i przypomnienia o wygasaniu lub odnowieniu,
• Archiwizację – zgodną z wymogami prawnymi i wewnętrzną polityką retencji.

W firmach, które korzystają z takich rozwiązań jak DocuWare (wdrażany przez Libris Systems), wszystkie te etapy mogą być zautomatyzowane. Dzięki temu umowa nigdy nie „zniknie” w skrzynce mailowej ani nie zostanie przypadkowo nadpisana nieaktualną wersją.

Jak usprawnić zarządzanie umowami?

Wdrożenie sprawnego systemu zarządzania umowami pozwala wprowadzić realny porządek w obszarze, który często bywa bagatelizowany – aż do momentu wystąpienia problemu. W praktyce oznacza to m.in. scentralizowane repozytorium dokumentów, z którego łatwo można wyszukiwać umowy po kontrahencie, rodzaju czy dacie. Kluczowe są również funkcje związane z kontrolą wersji – dzięki nim można mieć pewność, że zespół pracuje zawsze na aktualnym pliku.

Dobrze zaprojektowany system uwzględnia także zróżnicowane role użytkowników – inne potrzeby ma dział prawny, inne administracja, a jeszcze inne osoby odpowiedzialne za relacje z klientami. Każdy ma dostęp do dokumentów w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne i zgodne z polityką bezpieczeństwa. Automatyczne przypomnienia o terminach kończących się umów, integracja z kalendarzem czy podpis elektroniczny to kolejne elementy, które pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko i zwiększyć efektywność.

Czym jest system zarządzania umowami?

System zarządzania umowami to narzędzie, które gromadzi wszystkie dokumenty w jednym miejscu i porządkuje cały proces – od stworzenia do archiwizacji. W ofercie Libris Systems rozwiązaniem tego typu jest integracja DocuWare z indywidualnie dopasowanym workflow, który uwzględnia:

• różne typy umów (B2B, pracownicze, najmu, NDA itd.),
• ścieżki akceptacji i hierarchie decyzyjne,
• integrację z obiegiem korespondencji i faktur,
• wdrożenie podpisu elektronicznego,
• ścisłe reguły dostępu do dokumentów.

Dzięki temu firma nie tylko zyskuje pełną kontrolę nad swoimi zobowiązaniami, ale też może łatwiej przechodzić audyty, obsługiwać kontrole i reagować na zmieniające się przepisy.

Jak wygląda wdrożenie takiego systemu w praktyce?

Wdrożenie systemu zarządzania umowami to proces, który powinien być dopasowany do realnych potrzeb firmy. Libris Systems rozpoczyna współpracę od analizy obecnych procedur i identyfikacji miejsc, w których najczęściej pojawiają się błędy lub opóźnienia.

Na tej podstawie projektowany jest workflow, który:

• odzwierciedla rzeczywisty obieg dokumentów w firmie,
• wprowadza automatyczne reguły działania (np. obowiązkowe akceptacje, limity wartości),
• ogranicza dostęp do danych tylko do uprawnionych osób,
• umożliwia pracę na umowach z różnych lokalizacji i urządzeń,
• integruje podpisy elektroniczne z wewnętrznym obiegiem.

Wdrożenie nie wymaga całkowitej zmiany sposobu pracy – system jest dostosowywany do istniejących procesów, a zespół Libris wspiera klientów na każdym etapie implementacji.

Libris Systems to sprawdzony partner w cyfrowym zarządzaniu umowami

Libris Systems oferuje rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb firm średniej wielkości, które chcą uporządkować i zautomatyzować zarządzanie dokumentami – w tym również umowami. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu i specjalizacji w cyfrowym obiegu informacji, firma nie tylko wdraża nowoczesne technologie, ale też wspiera klientów na każdym etapie zmiany.

Rozpoczynając współpracę, Libris Systems analizuje aktualny stan obiegu dokumentów, identyfikuje ryzyka i wskazuje punkty wymagające usprawnień. Na tej podstawie tworzony jest konkretny workflow – czyli proces, który w systemie DocuWare odwzorowuje rzeczywiste działania firmy. Uwzględnia on różne typy umów, ścieżki decyzyjne, poziomy dostępu, a także konieczność integracji z innymi systemami, np. ERP, CRM czy rejestrem korespondencji.

Po wdrożeniu zespół Libris zapewnia wsparcie użytkownikom, prowadzi szkolenia i aktualizuje rozwiązania, gdy zmieniają się potrzeby lub otoczenie prawne. Dzięki temu zarządzanie umowami nie staje się jednorazowym projektem IT, ale trwałym elementem kultury operacyjnej – zorganizowanym, bezpiecznym i efektywnym.

Uporządkowane umowy to spokój i bezpieczeństwo firmy

Zarządzanie umowami to jedno z tych zadań, które przez lata bywało lekceważone – aż do momentu, gdy coś poszło nie tak: niepodpisany aneks, przeoczony termin, nieaktualna wersja. W cyfrowym środowisku biznesowym nie ma na to miejsca.

Dzięki wdrożeniu systemowego podejścia – opartego o sprawdzone narzędzia, takie jak DocuWare – można znacząco uprościć i przyspieszyć pracę z umowami. Mniej stresu, mniej ryzyka, więcej kontroli – to nie tylko korzyść dla zespołu administracyjnego, ale też dla całej organizacji.

Z pomocą Libris Systems zarządzanie umowami staje się przejrzyste, zautomatyzowane i dopasowane do tempa rozwoju firmy. To rozwiązanie, które porządkuje kluczowy obszar działalności – bez zbędnych komplikacji. W efekcie firma działa szybciej, sprawniej i bezpieczniej – również w sytuacjach, w których liczy się szybka reakcja i pełna dokumentacja.